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¿Cómo formalizar su empresa?

Para formalizar adecuadamente su empresa tenga en cuenta los siguientes pasos:
 
  • Búsqueda y reserva del nombre de la empresa en Registros Públicos (solo Persona Jurídica)
Acudir a la Oficina de Registros Públicos (Superintendencia Nacional de los Registros Públicos-SUNARP), y verificar que no exista en el mercado un nombre o razón social igual al que queremos para nuestra empresa.
 
Una vez realizada la búsqueda y confirmado que no existen nombres iguales o similares al que queremos utilizar, pasamos a reservar nuestro nombre para que otra empresa no pueda inscribirse con el mismo, siendo efectiva la reserva por un plazo de 30 días.
 
  • Elaboración de la minuta (solo Persona Jurídica)
Es el documento privado, elaborado y firmado por un abogado, que contiene la declaración de voluntad de constituir la empresa. En este documento se tiene que detallar el tipo de modalidad empresarial que ha decidido constituir, los datos de los socios/accionistas de la misma, los estatutos (los que plantean las pautas direccionales así como sanciones, responsabilidades, cargos direccionales, etc).
 
Los elementos fundamentales de una minuta son:
  • Los generales de ley de cada socio (sus datos personales, nombres, edades, documentos de identificación, etc.).
  • El giro de la sociedad.
  • El tipo de empresa o sociedad (E.I.R.L, S.R.L, S.A, etc.).
  • El tiempo de duración de la sociedad (plazo fijo o indeterminado).
  • La fecha en la que se va a dar inicio a las actividades comerciales.
  • El lugar en donde va a funcionar la sociedad (domicilio comercial).
  • La denominación o razón social de la sociedad.
  • El lugar en donde van a funcionar las agencias o sucursales (si es que las hubieran).
  • La persona que va a administrar o representar la sociedad.
  • los aportes de cada socio. Los cuales pueden ser:
  • Bienes dinerarios: dinero y sus medios sustitutos tales como cheques, pagarés, letras de cambios, etc.
  • Bienes no dinerarios: inmuebles o muebles tales como escritorios, mesas, sillas, etc.
  • Otros acuerdos que establezcan los socios.
 
  • Elevar minuta a escritura pública (solo Persona Jurídica)
Una vez redactada la minuta, debemos llevarla a una notaría para que un notario público la revise y la eleve a escritura pública.
 
Por lo general, los documentos que debemos llevar junto con la minuta son:
La constancia o el comprobante de depósito del capital aportado en una cuenta bancaria a nombre de la empresa.
Un inventario detallado y valorizado de los bienes no dinerarios.
El certificado de Búsqueda Mercantil emitido por la Oficina de Registros Públicos de la inexistencia de una razón social igual o similar.
 
Al final, se genera la Escritura Pública, Testimonio de Sociedad o Constitución Social, que es el documento que da fe de que la minuta es legal, la cual debe estar firmada y sellada por el notario.
 
  • Inscribir Escritura Pública en Registros Públicos (solo Persona Jurídica)
Una vez generada la Escritura Pública, el Notario la llevará a la Oficina de Registros Públicos en donde se realizarán los trámites necesarios para inscribir la empresa en el registro correspondiente.
 
La Persona Jurídica existe a partir de su inscripción en los Registros Públicos.
 
  • Obtención del número de RUC
El RUC es un registro que contiene información del contribuyente. Por ejemplo, datos de identificación, actividades económicas, domicilio fiscal, así como los tributos a los que se encuentro afecto, entre otros datos.
 
Este registro se encuentra a cargo de la Superintendencia Nacional de Administración Tributaria – SUNAT, entidad que tiene por finalidad administrar, fiscalizar y recaudar los tributos con que contribuyo para que el Estado pueda cumplir con sus fines sociales.
 
La SUNAT lo identifica como contribuyente otorgándole, de manera inmediata, un número de RUC que consta de once (11) dígitos.
 
Se debe usar obligatoriamente el RUC para cualquier gestión que vaya a realizar ante la SUNAT y otras dependencias de la Administración Pública que la SUNAT haya establecido. Este número tiene carácter permanente y es de uso exclusivo del titular.
 
¿Qué necesito saber antes de la obtención del ruc?
 
Si tengo mi empresa, o deseo iniciar una nueva, requiero saber la documentación que se debe presentar para inscribirme en las oficinas de la SUNAT y obtener el número de RUC.
 
En primer lugar, debo tener en cuenta si soy:
  • Persona Natural o
  • Persona Jurídica (en este caso, qué tipo de organización he formado)
En segundo lugar, debo conocer el tipo de régimen del Impuesto a la Renta al cual se acogerá mi empresa.
 
(Atención: en el caso de negocios, la renta será siempre de 3era Categoría).
 
Tipos de régimen a que me puedo acoger
  • Nuevo Régimen Único Simplificado – Nuevo RUS
  • En este régimen no estoy obligado a pagar el Impuesto General a las Ventas – IGV.
  • Régimen Especial del Impuesto a la Renta – RER
  • Régimen General del Impuesto a la Renta
  • En estos dos últimos regímenes sí estoy obligado a pagar el Impuesto General a las Ventas – IGV.
  • Elegir régimen tributario
En la misma SUNAT, a la vez que tramitamos la obtención del RUC, debemos determinar a qué régimen tributario nos vamos a acoger para el pago de los impuestos, ya sea al Régimen Único Simplificado (RUS), al Régimen Especial de Impuesto a la Renta (RER), o al Régimen General.
 
Una vez que contamos con nuestro número de RUC y hemos elegido un régimen tributario, podemos imprimir los comprobantes de pago (boleta y/o factura) que vamos a utilizar.
 
  • Comprar y legalizar libros contables
En este paso compramos los libros contables necesarios dependiendo del régimen tributario al cual nos hayamos acogido y, posteriormente, los llevamos a una notaría para que sean legalizados por un notario público.
  • Inscribir trabajadores en EsSalud
En este paso registramos a nuestros trabajadores ante el Seguro Social de Salud (EsSalud) a través de un formulario que podemos obtener en la misma SUNAT.
 
Este registro le permite a los trabajadores acceder a las prestaciones que otorga dicha entidad.
 
  • Solicitud de licencia municipal
En este paso acudimos a la municipalidad del distrito en donde va a estar ubicada físicamente nuestra empresa, y tramitamos la obtención de la licencia de funcionamiento.
 
Por lo general, los documentos que debemos presentar son:
  • Una fotocopia del RUC.
  • El certificado de Zonificación (zona industrial, zona comercial, zona residencial, etc.).
  • Un croquis de la ubicación de la empresa.
  • Una copia del contrato de alquiler o del título de propiedad del local.
  • Una copia de la Escritura Pública.
  • El recibo de pago por derecho de licencia.
  • El formulario de solicitud.